Excerpt for El Arte del Buen Proceder en el Trabajo - Guía Práctica para la Gente de Hoy by , available in its entirety at Smashwords



EL COMPLEMENTO

QUE LE FALTA A TU ÉXITO



El Arte del Buen Proceder en el Trabajo

Guía Práctica para la Gente de Hoy




“La urbanidad nos exige actualizarnos constantemente”


Eduardo Algimantas



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El Arte del Buen Proceder en el Trabajo

Guía Práctica para la Gente de Hoy

El Complemento que le falta a Tu Éxito

Eduardo Algimantas


Copyright Eduardo Algimantas and www.EtiquetayProtocolo.com 2018


Published by Daniel Gutiérrez Vera

Hybrid Support - Soluciones Empresariales


Smashwords Edition


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CONTENIDO

A Manera de Prólogo

Sobre La Colección “El Complemento que le falta a TU Éxito”

Sobre El Autor

La Colección

En el Trabajo

Tener Buenos Modales: Una Valiosa Herramienta Empresarial

Con TUS Compañeros

Tipos de Ambiente

Cuando Recibimos una visita a nuestra Empresa

Reuniones de Negocio

Las Reuniones de Negocio y su Etiqueta

El Saludo y las Presentaciones

Un Ascenso Inesperado

¿Cómo despedir a un empleado, sin perder Los Buenos Modales?

Dar y recibir un regalo corporativo

Fiestas de la Empresa

La Importancia de la Imagen

Las Escaleras y el uso del Ascensor

El Teléfono y las Redes Sociales

Una Entrevista Telefónica

Hablar sin interrupciones y saber respetar los tiempos

La Etiqueta en los Foros y en las Redes Sociales.

Selfies

WhatsApp, Telegram y otros servicios de mensajería

Muchas Gracias

Notas al pie de página



A MANERA DE PRÓLOGO

Sobre la Colección
“El Complemento que le falta a TU Éxito”



Estimado Lector:

Con “El Arte del Buen Proceder en el Trabajo”, una Guía Práctica para la Gente de Hoy, continuamos con la Colección “El Complemento que le falta a TU Éxito”, en la que damos tips y consejos de comportamiento y buenas costumbres que todos debemos cumplir para ser «personas educadamente exitosas... en el mundo laboral y profesional».

Iremos ofreciendo, a manera de manual de consulta y de referencia, una serie de guías de lo que, a mi juicio, toda persona debe conocer y practicar, para lograr el éxito en sentido amplio, adaptado claro está, a nuestros tiempos. Para hacer más fácil su lectura y llevar estos consejos a la práctica, la Colección la hemos dividido por materias y en función de los diferentes y variados contextos en el que cada uno se puede mover.

La evolución de las Relaciones Sociales, las nuevas tecnologías, la apertura a otras culturas nos debe llevar a tener claro que, para ser una persona exitosa, seas joven o no tan joven, emprendedor o empleado, introvertido o extrovertido, hombre o mujer, tienes que estar a la altura de las circunstancias que te rodean.

Entendiendo la rapidez y el estrés en que vivimos y, pensando en ti, para hacerte la vida más cómoda, he interpreta que la urbanidad debe adaptarse a los tiempos y en este sentido es que hemos preparado ex professo estas guías, para que adquieras de manera amena, práctica y rápida, todos estos útiles conocimientos que tan importantes son para ti, y complementes de forma natural tu éxito, haciéndolos propios.

Aquí pongo a tu alcance esta Guía sobre “El Arte del Buen Proceder en el Trabajo” que podrás poner en práctica inmediatamente, sin importar tu experiencia, tanto si eres emprendedor, dueño de empresa o tienes personas a tu cargo, así como si eres empleado (trabajas por cuenta ajena) o autónomo (trabajas por cuenta propia), ya que, como me gusta decir, nuestra educación nos precede y dirá mucho (o poco) de nosotros. ¿Qué quieres que digan de ti?



Eduardo Algimantas



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EN EL TRABAJO

Las personas que trabajan para una empresa
son la “cara” de esa empresa,
quieran o no, la representan.

Por esta razón las empresas se han dado cuenta (o deberían darse cuenta) de la importancia de tener un personal bien educado y que ofrezca una buena imagen. La competencia en la mayoría de los sectores es tan grande que ya no sirve sólo diferenciarse en el precio, en la variedad, en la calidad, etcétera. Un gran valor añadido y un elemento importante y diferenciador está siendo el tema del “protocolo”, “las buenas maneras”, el “SER EDUCADO y CORRECTO"... así con MAYÚSCULA... incluyo “ser”, no sirve de mucho sólo parecer ser educado y parecer ser correcto, puede que funcione la primera vez, pero más temprano que tarde, se notará

Tener Buenos Modales:
Una Valiosa Herramienta Empresarial

Una persona cordial, amable, atenta, elegante, risueña, etc. hace la vida mucho más fácil tanto a los clientes como a sus propios compañeros de trabajo (clientes internos), así que, si eres empresario o emprendedor, si eres líder de equipo con personas a tu cargo, invertir en “buena educación” es 100% redituable1... ¿En qué se traduce esto? Clientes más fieles y satisfechos. Trabajadores más productivos y eficientes, etc.

Es un aspecto o elemento diferenciador, sumamente valioso, y que puestos a sacar cuentas es tan poco costoso para una empresa. Realmente ser educado no es “caro”. Solo hay que ponerle un poco de voluntad y, en algunos casos, complementarlo con algún pequeño curso o seminario de formación. Nada más. Los resultados son inmediatos, tanto a corto como a largo plazo.

Pero entonces, ¿Por qué tener buenos modales, por qué ser educado? Si queremos ser egoístas, simple y llanamente, porque nos irá mucho mejor en la vida, te parece buena razón. Tanto en el plano personal y familiar, como en el ámbito social, en el laboral y en el profesional. Así de fácil y sencillo, TU decides.

Con tus compañeros

Entrando al tema que nos atañe en “El Arte del Buen Proceder en el Trabajo”, el primer punto a tratar es en la relación con los compañeros de trabajo, con unos nos relacionaremos más que con otros, pero a todos (y cuando digo a todos, me refiero a todos, desde el portero hasta la persona encargada de la limpieza) debemos saludar.

  • El saludo es importante en todos los ámbitos, pero especialmente importante en el ámbito laboral y profesional, saber saludar es fundamental para establecer un primer contacto agradable y correcto.

  • En relaciones de trabajo, el saludo más habitual es darse la mano, e incluso, si hay mujeres, también debe optarse por este saludo. Ahora bien, si hay una cierta cercanía (por haberla visto en otras reuniones, por ser de un departamento al que acudimos con cierta asiduidad, etc.) se puede optar por la fórmula del beso en la mejilla para las mujeres, todo dependerá de la cultura y la forma de ser de cada uno.

  • Si es nuestro primer día de trabajo, nuestro jefe inmediato o la persona que asignen para esta labor, nos deberían presentar a todos nuestros compañeros (en el caso de empresas grandes sólo a los de nuestra área, departamento, división y si fuera el caso, con las principales personas con las que nos vamos a tener que relacionar.) El resto ya los irá conociendo en los días siguientes.

El saludo breve con la intensidad suficiente para demostrar seguridad”

  • Debes mirar fijamente a los ojos cuando te presentan y no inclinar la cabeza hacia el piso, como tienden a hacer la mayoría de las personas, pero no con desafío, sino con seguridad. Al dar la mano no ir a los extremos, ni muy fuerte ni muy floja, un apretón de mano, firme y breve, con la fuerza justa.

  • Cuando entres en cualquier oficina o departamento, no te olvides de dar los buenos días o las buenas tardes, y por supuesto debes llamar a la puerta antes de entrar. Y cuando te vas, si aún quedan personas en la oficina, te despides de manera general, y no uno a uno.

Nos pasamos generalmente la mayor parte del día en el trabajo, es normal que tratemos y hagamos un esfuerzo para crear y generar un ambiente laboral agradable y que la convivencia con las personas sea lo más cordial y pacífica posible.

Tipos de ambiente

Hay empresas o áreas de la empresa, ya sea porque es el departamento de ventas o el de proyectos que tienen una fecha que cumplir, etc., en las que la competitividad es tan alta que este tipo de ambiente cordial es difícil de conseguir, por lo que voy a darte algunas pautas básicas de comportamiento para ayudar a crear este “ambiente ideal”, tanto si tienes poder de decisión como si sólo eres parte, todos debemos ayudar a crear el ambiente ideal en el trabajo.

1.- Mentalidad: Debemos ser abiertos y receptivos a las opiniones y sugerencias de los demás compañeros, en pro de mejorar el ambiente laboral en la empresa.

2.- Evitar discusiones y riñas: Como en toda actividad laboral, hay días que las reuniones, las llamadas, la realización de informes y otras tareas nos traen de cabeza, con lo que los nervios están a flor de piel y surgen enfados por cualquier nimiedad2. Esto crea un ambiente laboral tenso y poco agradable. Debemos tratar de controlar nuestro temperamento y ser lo más cordiales posibles.

3.- Incidencias: Si tenemos que ausentarnos del trabajo por alguna razón (reuniones, enfermedad, asuntos personales, etc.) debemos avisar a la empresa para no cargar a los compañeros con algún trabajo o tarea extra que nos correspondería a nosotros y que tendrán que realizar por nuestra culpa. Tratemos en todo momento de no ser el origen de conflictos en la empresa por esta causa.

4.- Compartir: Las relaciones entre compañeros se basan en la confianza mutua y por ello debemos compartir toda la información a nuestro alcance para lograr un mejor flujo de trabajo en la oficina. No es honesto ni correcto “guardar” información que pueda afectar a otras personas y departamentos.

5.- Colaborar: Hay que estar abiertos y dispuestos a trabajar en equipo. En cualquier trabajo cada persona tiene unas determinadas tareas que realizar, pero esto no impide que podamos echarles una mano a otros compañeros. Y si el trabajo es de un equipo, no debemos tratar de realizar el menor trabajo posible en detrimento3 del resto de compañeros del grupo de trabajo. Debemos colaborar entre todos para alcanzar los objetivos marcados.

La satisfacción de un trabajo bien hecho
es la mejor recompensa.

6.- Respetar las Normas y Costumbres: Todas las personas tenemos nuestras propias particularidades y nuestra propia forma de ser, pero cuando se convive en comunidad éstas deben ser muchas veces reservadas para nuestro ámbito privado. Debemos adaptarnos a estas normas y costumbres comunes, dejando las propias a un lado -o al menos las que no encajen bien-. Quien no conoce, en su trabajo, a esa persona que sigue su propio estilo haciendo del ambiente laboral una auténtica “selva” donde no se respeta ninguna de las costumbres de la oficina. Esto suele dar lugar a malas relaciones personales, a críticas y burlas, etc. En la medida de lo posible evitemos esto si está en nuestro alcance.

7.- Relaciones Laborales vs Relaciones Privadas: Es recomendable establecer una serie de protocolos4 de actuación en lo que a las relaciones se refiere para tratar de no invadir el ámbito privado de ninguna persona de la empresa.

8.- Movimientos de Personal: Hay que presentar los nuevos empleados al resto de los compañeros, por lo menos a los de la misma planta o departamento, como dije antes, dependiendo del tamaño de la empresa. También es correcto despedirse de los compañeros de trabajo cuando nos vamos de la empresa, por el motivo que sea: traslado, despido, etc.

9.- Críticas (constructivas) y Sugerencias: Es bueno, para un ambiente cordial, evitar todo tipo de críticas con respecto a otros compañeros, su trabajo o cualquier otro aspecto que pueda causar malestar en la oficina. Las únicas críticas admisibles en una oficina son las constructivas. En cualquier caso, hay que decirlas con diplomacia y en un buen momento. No debemos olvidar esta máxima: “si criticamos, es fácil que nos critiquen a nosotros también”. Las simpatías y antipatías suelen ser recíprocas.

10.- Honestidad: No debemos atribuirnos méritos por trabajos o proyectos de los que no hemos sido parte, o aun habiendo sido parte no son nuestros en su totalidad. Incluso siendo propios, siempre se deben compartir con el resto de los compañeros, remarcando así la importancia de los mismos en la consecución de estos logros. Esto genera un ambiente laboral cordial y muy agradable.

11.- Educación y Respeto: La base fundamental de la convivencia, no solo en al ámbito laboral sino en cualquier otro ámbito de nuestra vida, es el respeto. La educación no consiste solamente en saludar, dar los buenos días, pedir las cosas por favor, etc., todo esto son parte importante pero no lo es todo. Ser educado debe ser una costumbre, debe formar sutilmente para de nuestra esencia y que conviva con nosotros las 24 horas y en cualquier parte que nos desenvolvamos. Lo mismo pasa con el Respeto, Respeto a la forma de ser de los demás, Respeto a su forma de vestir, Respeto a su manera de hablar, Respeto a su opinión.

Si respetamos a los demás,
los demás nos respetarán a nosotros.



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Cuando recibimos una visita a nuestra empresa

Recibir una visita en nuestra oficina o despacho es una ocasión excepcional para mostrar (y demostrar) nuestra mejor imagen y aplicar normas de cortesía empresarial. Pero es muy importante también que sepas también cuáles son las reglas que establece la propia empresa para estos casos.

¿Qué tienes que tener en cuenta?

  • Si hay recepción, la persona o personas encargadas serán la primera persona que reciba nuestra visita, por tanto, es muy importante que su actuación esté acorde a la imagen de la empresa.

  • La forma en que recibamos a nuestro interlocutor será determinante en la percepción que éste saque de la compañía y de nosotros. El recibimiento debe ser amable, saludar con un “buenos días, encantada/os de recibirle” y una sonrisa es fundamental.

  • Para saludar, estrechar la mano de nuestra visita, en función del país, el beso social debería estar “desterrado” de las relaciones laborales, sobre todo si es la primera vez que vemos a esa persona, excepto en aquellos casos de amistad o cercanía que así lo justificaran más allá del entorno laboral. En todo caso será la mujer la que puede tomar la iniciativa si lo considera conveniente y oportuno.

  • Hay que tomar en cuenta que, ante la secretaria o recepcionista, es el cliente quien siempre toma la iniciativa a la hora de estrechar la mano.

  • Mantener contacto visual con el cliente, mirarlo a los ojos mientras saludamos y hablamos con él, eso sí, cuidando de no ser inquisitivos ni retadores. Teniendo cuidado con el lenguaje no verbal (consulte nuestra Guía: “La Apariencia y la Comunicación NO verbal para el hombre y la mujer de hoy”)

  • En caso de empresas grandes, donde hay una recepción y después una secretaria o asistente, en el momento que anuncian desde recepción que llegó la visita, nos terminamos de preparar. Hay que destacar que cada vez en más frecuente que las empresas cuenten con salitas de visita o de reuniones, en la entrada para recibir a las visitas. En estos casos, somos nosotros los que nos dirigimos hasta donde diligentemente han ubicado a nuestra visita.

  • Que la secretaria salga a recibir a la visita a la recepción de la planta, o incluso de la empresa, será expresión de la mayor cortesía por su parte. Que lo haga el directivo es todavía más apreciado. Siempre recordar que quien recibe, ha de despedir en todo caso.

  • Nunca debes estrechar la mano con una mesa de por medio. Lo correcto es levantarse y rodear la mesa y acto seguido extendemos la mano para realizar el saludo. Hay una excepción a esta regla general y es muy concreta: una ceremonia de entrega de premios o diplomas.

  • Si con la persona con la cual nos vamos a reunir no la conocemos, por tratarse de una primera vez, lo correcto es que si alguno en la empresa la conoce realice las presentaciones conforme a las reglas aplicables a las mismas, que en general indican que el de menos “categoría” (por cargo, todos somos iguales) es presentado al de más categoría).

  • Como anfitriones, seremos nosotros los que debemos indicar a la visita dónde debe sentarse, a menos que cuando lleguemos a la sala de reuniones, box o salita, este ya se encuentre sentado.

  • Como regla general en un primer momento hay que tratarse siempre de “usted”, también a los compañeros de trabajo de mayor rango que estén presentes en la reunión y si se trata de una primera visita. Una vez iniciada la conversación, y si interesa crear un ambiente más familiar y distendido, se puede preguntar si le importa que pasen a tutearse. Al anfitrión corresponde tomar la iniciativa. En relación con esto conviene recordar que no debe tutearse a los superiores en presencia de otras personas ajenas a la empresa.

  • Otro detalle importante, sobre todo en verano y épocas de calor te puedes quitar la chaqueta e incluso aflojarte el nudo de corbata, pero al momento de recibir a tu visita, lo correcto es hacerlo siempre con la chaqueta del traje puesta y perfectamente arreglado.

Consejos en la atención de visitas en la empresa

  • Cuando llegue la visita debes saludarla acordándote de su nombre y apellido. También debes presentarte, en caso de que no se conocieran, indicando tu nombre y apellido, informando de tu cargo y, por supuesto, dando la bienvenida a la empresa.

  • Tanto si eres la o el recepcionista o secretaria(o), como si tienes que ir a buscar a tu visita a la recepción, muéstrate afable y dialogante, de este modo, romperás el hielo inicial mientras llegan al lugar de la reunión y/o mientras llega la persona con la que la visita se va a reunir. Temas generales como: que tal estuvo el viaje, si encontró fácil la oficina o la sede de la empresa, el clima o la ciudad, siempre son una buena manera de romper el hielo.

  • Es conveniente que la reunión se desarrolle en un buen ambiente, sobre todo si el tema a tratar es complicado. El orden y buen ambiente donde se desarrolle la reunión ayudará en gran medida al bienestar del invitado. El comportamiento profesional, la amabilidad y la atención influyen indirectamente en el resultado positivo de la reunión.

Revisar la sala de reuniones.

  • Hay que prever que los invitados pueden querer tomar café (en caso de que esta opción esté disponible en la empresa). No olvidar los descafeinados, las infusiones, el azúcar o edulcorante, la agua, zumos y, por supuesto, las servilletas.

  • Mostrar disposición si el invitado requiere enviar un mensaje o un e-mail, realizar alguna llamada telefónica o conectarse al WiFi, en este último caso la contraseña debe estar bien escrita y presentable, y si es posible, que sea independiente a la general de la empresa que tenga una contraseña fácil de escribir.

  • Es posible también que pueda pedir información sobre vuelos, trenes, metro, periódicos, hoteles, taxis o sobre espectáculos que tengan lugar en la ciudad. Incluso, en ocasiones, las visitas de tu empresa pueden venir acompañadas por sus parejas, por lo que no descartes tener que asesorar sobre algún centro cultural o comercial que visitar.

Los más útil, práctico y eficaz, para que todo fluya y esté en sintonía, es elaborar a manera de buenas prácticas de la empresa una lista de chequeo. Intentando no olvidar nada y utilízala todas las veces que sea necesario, incluso si involucra a varias personas y para eventuales suplencias. Además de esta lista, te será útil seguir las siguientes pautas que siempre tienes que tener controladas:

1.- ¿Quién es el invitado?

2.- ¿Cuándo viene el invitado?

3.- ¿Dónde tendrá lugar el encuentro?

4.- ¿Cuánto tiempo se prevé que durará la reunión?

5.- ¿Por qué razón y objetivo de la reunión?

6.- ¿Con quién? ¿Quién más participará?

Como hemos sugerido en otras ocasiones y en las próximas guías, será muy interesante y diferenciador disponer de un fichero o una base de datos con todas las informaciones útiles sobre cada uno de los clientes de tu empresa. Cumpliendo, claro está, con las Leyes de Protección de Datos. (¿qué hotel o restaurante prefiere? ¿bebe café o té? ¿a qué deporte es aficionado? ¿qué preferencias culturales tiene? ¿cuál es la fecha de su aniversario o cumpleaños? ¿está casado? ¿tiene hijos?, etc.). Este fichero te ayudará también en su momento, a encontrar el obsequio adecuado para cada ocasión y el de adelantarte a sus necesidades.


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